Recuerde que este es un paso que debe dar toda la empresa y en la que deben participar todos los empleados a los que se les pueda asignar una de las siguientes actividades. Les resumo los pasos que debe dar para adaptarse rápidamente a la SEPA:
Sobre su empresa:
- Extraiga de extractos, chequeras o banca electrónica su IBAN y BIC de todas sus cuentas
- Modifique sus páginas WEB, contratos, pedidos, facturas y en general TODOS los documentos en los que aparece su cuenta bancaria con ellos.
- Mande un correo o una circular a sus empleados requiriéndoles el BIC e IBAN donde quieren que se les ingrese las nóminas y gastos.
- Mande un correo electrónico a todos sus clientes incluyéndole al menos una de sus cuentas para que no haya excusas a la hora de pagar sus facturas
- Si quiere quedar bien, mande un correo a sus proveedores exigiendo cuenta de pago. No es su deber pero da buena imagen. Mire sus facturas antes para ver si ya lo están facilitando.
- Si emite pagos por norma 34 recuerde que a partir de febrero solo se admite la 34.14
Si emite recibos (adeudos):
- Si emite norma 19 sepa que cambia por la 19.14 para esquema básico y 19.44 para esquema B2B. Sus esquemas actuales son válidos para esquema básico e incluso su orden de domiciliación, pero a partir de ahora tendrá que firmar con sus nuevos clientes el mandato SEPA oficial. Puede encontrarlos en: Procedimiento 50 AEB
- Recuerde que estos mandatos son obligatorios para nuevos clientes incluso particulares desde el 1 de febrero de 2014 y que debe custodiarlos y facilitárselos al banco si le son requeridos.
- Los mandatos actuales y futuros deben de estar numerados (se enviarán en la norma). Vea el blog sobre adeudos.
- Es importante también que sepa que la norma 19-14 solo admite 140 caracteres para explicar el concepto del cargo frente a los 640 actuales. Piense que va a poner en cada recibo
- Si lo hace por norma 58 (indomiciliados) puede seguir haciendolo hasta el 1 de febrero de 2016, fecha en la cual desaparece. Domicilie a sus clientes o renegocie condiciones de pago, pero no lo deje al final.
Sobre su Software de contabilidad o ERP.
- Debe de admitir el código IBAN de las cuentas propias de clientes y proveedores de al menos 34 dígitos (que es el máximo que se contempla en SEPA) y el código BIC de 11 caracteres.
- Lo mismo con las cuentas de sus empleados y autónomos.
- Debe por supuesto ser capaz de generar las normas 19.14 y 34.14
- Para nota sería que le convirtiera automáticamente sus CCC antiguos en IBAN. Más complicado es el caso del BIC (necesario para cobros y pagos fuera de España y los adeudos en cuenta de clientes).
- Para sobresaliente sería si añade comunicaciones con clientes (generación de mandatos, verificación de IBAN....). Para matrícula que añada el formato B2B de forma gratuita (19.44)
En el caso de adeudos
- Debe ser capaz de almacenar en la ficha de cliente el tipo de adeudo que se le aplica (Core, Core1 o B2B) y el número de mandato y si es posible llevar un registro automático de mandatos con numeración
Les resumo los blogs que he dedicado a SEPA:
Empresas:
Agradezco comentarios, críticas y por qué no, agradecimientos en comentarios
Miguel Torán
@MiguelToranPA