hoja de ruta de la #SEPA para Pymes

Recuerde que este es un paso que debe dar toda la empresa y en la que deben participar todos los empleados a los que se les pueda asignar una de las siguientes actividades. Les resumo los pasos que debe dar para adaptarse rápidamente a la SEPA: 

Sobre su empresa:

• Extraiga de extractos, chequeras o banca electrónica su IBAN y BIC de todas sus cuentas
• Modifique sus páginas WEB, contratos, pedidos, facturas y en general TODOS los documentos en los que aparece su cuenta bancaria con ellos.
• Mande un correo o una circular a sus empleados requiriéndoles el BIC e IBAN donde quieren que se les ingrese las nóminas y gastos.
• Mande un correo electrónico a todos sus clientes incluyéndole al menos una de sus cuentas para que no haya excusas a la hora de pagar sus facturas
• Si quiere quedar bien, mande un correo a sus proveedores exigiendo cuenta de pago. No es su deber pero da buena imagen. Mire sus facturas antes para ver si ya lo están facilitando.
• Si emite pagos por norma 34 recuerde que a partir de febrero solo se admite la 34.14

Si emite recibos (adeudos):

• Si emite norma 19 sepa que cambia por la 19.14 para esquema básico y 19.44 para esquema B2B. Sus esquemas actuales son válidos para esquema básico e incluso su orden de domiciliación, pero a partir de ahora tendrá que firmar con sus nuevos clientes el mandato SEPA oficial. Puede encontrarlos en:     Procedimiento 50 AEB
• Recuerde que estos mandatos son obligatorios para nuevos clientes incluso particulares desde el 1 de febrero de 2014 y que debe custodiarlos y facilitárselos al banco si le son requeridos.
• Los mandatos actuales y futuros deben de estar numerados (se enviarán en la norma). Vea el blog sobre adeudos.
• Es importante también que sepa que la norma 19-14 solo admite 140 caracteres para explicar el concepto del cargo frente a los 640 actuales. Piense que va a poner en cada recibo
• Si lo hace por norma 58 (indomiciliados) puede seguir haciendolo hasta el 1 de febrero de 2016, fecha en la cual desaparece. Domicilie a sus clientes o renegocie condiciones de pago, pero no lo deje al final.

Debido a la obligatoriedad que el dato “Sufijo” esté incluido en el código “Identificador del Acreedor” del fichero, si disponen de varias cuentas de adeudo en la misma o en diferentes entidades bancarias, deberían solicitar a dichas entidades bancarias que les asignasen el mismo sufijo, con el fin que el mismo Mandato o Autorización firmada por su cliente sirva en todos los casos

Sobre su Software de contabilidad o ERP.

• Debe de admitir el código IBAN de las cuentas propias de clientes y proveedores de al menos 34 dígitos (que es el máximo que se contempla en SEPA) y el código BIC de 11 caracteres.
• Lo mismo con las cuentas de sus empleados y autónomos.
• Debe por supuesto ser capaz de generar las normas 19.14 y 34.14 
• Para nota sería que le convirtiera automáticamente sus CCC antiguos en IBAN. Más complicado es el caso del BIC (necesario para cobros y pagos fuera de España y los adeudos en cuenta de clientes). 
• Para sobresaliente sería si añade comunicaciones con clientes (generación de mandatos, verificación de IBAN....). Para matrícula que añada el formato B2B de forma gratuita (19.44)

En el caso de adeudos

• Debe ser capaz de almacenar en la ficha de cliente el tipo de adeudo que se le aplica (Core, Core1 o B2B) y el número de mandato y si es posible llevar un registro automático de mandatos con numeración

Les resumo los blogs que he dedicado a SEPA:

SEPA. Introducción

Qué es SEPA?

Adaptación de los particulares a SEPA

Adaptación de autónomos y locales a SEPA

Empresas:

Adeudos SEPA

Agradezco comentarios, críticas y por qué no, agradecimientos en comentarios

Miguel Torán

@MiguelToranPA

Perfil en linkedin