hoja de ruta de la #SEPA para Pymes

Recuerde que este es un paso que debe dar toda la empresa y en la que deben participar todos los empleados a los que se les pueda asignar una de las siguientes actividades. Les resumo los pasos que debe dar para adaptarse rápidamente a la SEPA: 

Sobre su empresa:

• Extraiga de extractos, chequeras o banca electrónica su IBAN y BIC de todas sus cuentas
• Modifique sus páginas WEB, contratos, pedidos, facturas y en general TODOS los documentos en los que aparece su cuenta bancaria con ellos.
• Mande un correo o una circular a sus empleados requiriéndoles el BIC e IBAN donde quieren que se les ingrese las nóminas y gastos.
• Mande un correo electrónico a todos sus clientes incluyéndole al menos una de sus cuentas para que no haya excusas a la hora de pagar sus facturas
• Si quiere quedar bien, mande un correo a sus proveedores exigiendo cuenta de pago. No es su deber pero da buena imagen. Mire sus facturas antes para ver si ya lo están facilitando.
• Si emite pagos por norma 34 recuerde que a partir de febrero solo se admite la 34.14

Si emite recibos (adeudos):

• Si emite norma 19 sepa que cambia por la 19.14 para esquema básico y 19.44 para esquema B2B. Sus esquemas actuales son válidos para esquema básico e incluso su orden de domiciliación, pero a partir de ahora tendrá que firmar con sus nuevos clientes el mandato SEPA oficial. Puede encontrarlos en:     Procedimiento 50 AEB
• Recuerde que estos mandatos son obligatorios para nuevos clientes incluso particulares desde el 1 de febrero de 2014 y que debe custodiarlos y facilitárselos al banco si le son requeridos.
• Los mandatos actuales y futuros deben de estar numerados (se enviarán en la norma). Vea el blog sobre adeudos.
• Es importante también que sepa que la norma 19-14 solo admite 140 caracteres para explicar el concepto del cargo frente a los 640 actuales. Piense que va a poner en cada recibo
• Si lo hace por norma 58 (indomiciliados) puede seguir haciendolo hasta el 1 de febrero de 2016, fecha en la cual desaparece. Domicilie a sus clientes o renegocie condiciones de pago, pero no lo deje al final.

Debido a la obligatoriedad que el dato “Sufijo” esté incluido en el código “Identificador del Acreedor” del fichero, si disponen de varias cuentas de adeudo en la misma o en diferentes entidades bancarias, deberían solicitar a dichas entidades bancarias que les asignasen el mismo sufijo, con el fin que el mismo Mandato o Autorización firmada por su cliente sirva en todos los casos

Sobre su Software de contabilidad o ERP.

• Debe de admitir el código IBAN de las cuentas propias de clientes y proveedores de al menos 34 dígitos (que es el máximo que se contempla en SEPA) y el código BIC de 11 caracteres.
• Lo mismo con las cuentas de sus empleados y autónomos.
• Debe por supuesto ser capaz de generar las normas 19.14 y 34.14 
• Para nota sería que le convirtiera automáticamente sus CCC antiguos en IBAN. Más complicado es el caso del BIC (necesario para cobros y pagos fuera de España y los adeudos en cuenta de clientes). 
• Para sobresaliente sería si añade comunicaciones con clientes (generación de mandatos, verificación de IBAN....). Para matrícula que añada el formato B2B de forma gratuita (19.44)

En el caso de adeudos

• Debe ser capaz de almacenar en la ficha de cliente el tipo de adeudo que se le aplica (Core, Core1 o B2B) y el número de mandato y si es posible llevar un registro automático de mandatos con numeración

Les resumo los blogs que he dedicado a SEPA:

SEPA. Introducción

Qué es SEPA?

Adaptación de los particulares a SEPA

Adaptación de autónomos y locales a SEPA

Empresas:

Adeudos SEPA

Agradezco comentarios, críticas y por qué no, agradecimientos en comentarios

Miguel Torán

@MiguelToranPA

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El adeudo #SEPA. Los nuevos recibos europeos

Los adeudos SEPA sustituyen a los tradicionales recibos o domiciliaciones. Después de estudiar la problemática de estos se han tenido en cuenta tres factores:

• Las empresas necesitan un instrumento que aparte de la comodidad en su uso garantice la validez de los cobros
• Los particulares y pymes están muy expuestos a los cargos indebidos o incorrectos de adeudos y necesitan más garantías, protección y tiempo de reacción
• Las empresas preparan sus recibos en muchos casos con poco tiempo de proceso antes del vencimiento

Es por ello que se han creado ahora tres tipos de adeudos, denominados B2B, CORE o básico y CORE1 o Fixed amount. En verdad son dos porque el adeudo CORE1 es una pequeñísima variación en los tiempos de presentación del adeudo CORE. El recibo convencional que ahora conocemos pasa a ser el CORE, que es el único que se puede utilizar con particulares además de con empresas, y el B2B se ha diseñado para dar más garantías a las empresas que cobran por este medio a otras empresas.

Para entender los distintos tipos de adeudos SEPA, debemos distinguir los siguientes conceptos:

• Plazo de presentación. Plazo en días que tenemos para presentar el adeudo o fichero antes del vencimiento
• Tipo de Adeudo. Dependiendo de si es el primero, el único, recurrente o el último
• Banco de presentación. No es el mismo plazo dependiendo de si el banco es emisor o receptor. Donde los presenta el acreedor es el banco emisor. El banco deudor o receptor es donde lo ha domiciliado el cliente. En caso de que sea el mismo banco cuentan los tiempos marcados para el banco deudor
• Plazo máximo de devoluciones. Plazo que tiene el deudor para devolver un recibo. Dependerá de si hay orden de domiciliación firmada por el cliente.
• Mandato. Especifica si es necesario tener firmado el nuevo mandato SEPA. 

Con estos pequeños conocimientos les hemos preparado un cuadro que explica las diferencias entre cada tipo de adeudo según los conceptos

En cualquier caso, tengo que decirles que a 45 días de la entrada en vigor definitiva de la SEPA nos da la impresión que en España como siempre estamos dejando las cosas para el final. Y no hablo de las empresas, que según el último estudio del BCE han presentado en noviembre solo el 0,64% de adeudos en formato SEPA en nuestro país (11,5% en Europa), sino que hablo de la banca y de los fabricantes de software que aún teniendo dos años de migración han hecho muy poco. Es por ello que deduzco que, a pesar de que Europa ha sido muy estricta y prohíbe expresamente trabajar con la norma 19 a partir de febrero de 2014, esta será admitida por los bancos pero esto no debe y no podría ser así. Pero hay ciertas cosas que no nos podremos saltar. Les doy una serie de medidas de urgencia:

• Olvídese del B2B. El B2B necesita de un mandato específico y no hay tiempo de mandarlo y explicarle al cliente que es (que tampoco lo sabe), así como ficheros en norma 19.44 que  Vamos al esquema básico.
• NO ES OBLIGATORIO tener una autorización de los clientes actuales para hacer adeudos en su cuenta, pero no tenerla significa sufrir durante los 13 meses en los que el cliente puede devolver el cargo. Firme autorizaciones (mandatos), UNO por CUENTA de cargo. Recopile todas y mire cual le falta y envieselas al cliente para que las firme.Y sepa que después del 1 de febrero de 2014 si será obligatorio para nuevos clientes y tendrá que ser con el formato oficial.
• Recuerde que las autorizaciones de cargo anteriores son válidas en el esquema básico, pero HAY que NUMERARLAS. Si usted ya tenía la referencia del cuaderno 19 le es válida rellenado blancos a la derecha para que se adapte a los 35 caracteres de ahora. Si no Coja todos sus clientes con domiciliación bancaria y creese una hoja de cálculo y numérelos libremente. Puede ser su código de tercero o de contrato. Tiene que ser de máximo 35 caracteres alfanuméricos. Por ejemplo nº cliente + cif + banco + numero correlativo. Tiene además la obligación de custodiarlas y de facilitarlas si le es requerido
• Exíjale a su proveedor de software que le de la versión YA que genera el cuaderno 19.14. Compruebe que ya dispone de los códigos IBAN y BIC de su empresa y clientes, que puede introducir o generar la numeración de los mandatos..... hablaremos de esto
• Hable con su banco y que le explique las nuevas reglas del juego con ellos y los plazos.
• Rece. Sus cobros a partir de febrero están en el aire

Mañana les hablaré del mandato SEPA.

Contesto dudas que me planteen en los comentarios del blog o twitter

NOTA: El cuaderno 58 (indomiciliados) tiene una moratoria hasta el 1 de febrero de 2016 en que desaparecerá. Europa no entiende de indomiciliación. Tiene dos años para domiciliarlos o cambiar su estrategia con clientes.

Miguel Torán
@MiguelToranPA

#SEPA (3b) Adaptación de autónomos y locales comerciales a la SEPA

Viene de http://migueltoranpa.blogspot.com.es/2013/12/sepa-otro-gran-paso-hacia-europa-2-que.html

Ya hemos visto que es y por qué se ha creado la SEPA, Ya hemos visto algunas de sus ventajas y obligaciones. ¿Pero sabe realmente que tiene que hacer si usted es un autónomo o tiene un pequeño negocio?. Veamos un resumen.

En general.

Entre en su banca electrónica y mire cual es su nuevo código de cuenta (IBAN) y su código de banco (BIC). Recuerde que ya puede darlo opcionalmente, pero que el 1 de febrero próximo será obligatorio. Si no tiene banca electrónica o no lo encuentra lo puede calcular con la herramienta de conversión en este enlace: http://www.sepaesp.es/sepa/es/ (a la derecha de la página)

La mayoría de las chequeras ya llevan impreso desde hace tiempo su código IBAN, también puede verlo en la parte superior de los talones. Atención! si todavía tiene talonarios de cheques o pagarés antiguos que sólo incluyan CCC, ya no son válidos y debe pedir unos nuevos.

Si emite facturas donde aparece su cuenta corriente modifíquelas ya con su IBAN y su BIC. A partir del 1 de Febrero será obligatorio. Lo mismo tiene que hacer en todos los documentos, contratos y páginas WEB donde aparezcan sus cuentas bancarias. No espere

Si tiene contratos de servicios, de alquiler o de otra clase en vigor que contenga cuenta bancaria, es válido, pero no estaría de más incluir un anexo con los nuevos datos. 

Transferencias.

Recuerde que a partir del 1 de febrero de 2014 las cuentas corrientes tienen que estar identificadas por el IBAN y no por el CCC.

Si usted recibe pagos de empresas, comuníqueles su IBAN y su BIC. Ellos saben como calcularlo, pero si lo hacen mal puede encontrarse con retrasos en el cobro de sus haberes.

Si usted recibe dinero por transferencia de alquileres, ventas de mercancía o servicios, o cualquiera en general, facilite por correo escrito o electrónico sus nuevos datos. Si los pagadores se retrasan en el pago a partir de febrero porque no saben calcularlo la responsabilidad será de usted y no de ellos si no lo ha comunicado. No espere a febrero, que empiecen a hacerlas ya porque conviven ambos sistemas y si fallan ahora se puede corregir.

Si usted paga por banca electrónica, verá que ahora admita el CCC y el IBAN. Empiece a hacerlo por IBAN y grabe la operación (la mayoría de las bancas electrónicas lo permiten). El 1 de febrero desaparecerá la opción CCC.

Si usted paga desde su sistema contable o cualquiera que genere la norma 34 !Atención!: esta norma cambia a la 34.14. Asegúrese que el fabricante de su programa se lo actualiza. Pregúntele además si le hace la conversión de cuentas automáticamente.

Es importante que corrija los datos de pago de los proveedores. Tendrían que comunicárselo ellos, pero si no lo hacen expresamente vigile los datos que vienen en la factura porque habrán cambiado. Evite roces con ellos y deles imagen de seriedad.

Recibos

Todos los emisores de recibos están migrando sus sistemas para estar preparados para la SEPA, aunque según las estadísticas es el medio de pago menos preparado ya que no llega al 1% los recibos que ya se están mandando según la nueva normativa. Esto puede ser normal porque exige un cambio importante en los formatos de los ficheros que estas empresas hacen llegar a los bancos.

En cualquier caso, mi impresión es que no habrá problemas con los grandes proveedores de telefonía, gas, electricidad, tarjetas... pero me preocupan los colegios, comunidades de vecinos y pequeños negocios. No obstante esté tranquilo, no es su responsabilidad. Si le piden que haga transferencias es su decisión, pero yo esperaría a que puedan generar el recibo correctamente porque es su obligación.

Si usted genera recibos desde su sistema contable o cualquiera que genere la norma 19 !Atención!. esta norma cambia a la 19.14. Asegúrese que el fabricante de su programa se lo actualiza.

Es muy importante que sepa que ahora hay tres tipos de recibos Core, B2B  y Fixed Amount. En principio, usted seguirá mandando los recibos Core, que es la única posibilidad para particulares y la mas fácil para empresas, y seguramente la única que le ofrece su proveedor de software pero no se pierda el blog de mañana porque les indicaré las ventajas de los otros dos y cuando se pueden utilizar.

Si su proveedor actual le manda el mandato SEPA para que lo firme es que va a cobrarle el recibo según el esquema B2B que veremos mañana. Pero es importante que conozca que está renunciando a devolverlo pasados 2 días laborales. Fírmelo con sus proveedores de confianza solo.

En cualquier caso, a partir de ya es opcional, pero a partir del 1 de febrero será obligatorio para empezar a cobrar a un nuevo cliente por recibo. Usted lo deberá firmar para los proveedores y tendrá que hacérselo firmar a sus clientes

Tarjetas de crédito.

Si usted paga con tarjeta

• Entendemos que su banco ya le ha facilitado nuevas tarjetas de crédito con chip. Si no es así hable con ellos ya que el 1 de febrero de 2014 desaparece la banda magnética y las tarjetas sin chip no se podrán utilizar. Le recomiendo que evite desde ya los pagos en tarjeta si no lo hacen delante de usted o si lo hacen con lector de banda magnética
• Si usted viaja por Europa, entérese en que cajeros puede sacar dinero sin comisión adicional y en cuales bancos o redes respetaran sus condiciones de España. 

Si usted cobra con tarjeta, tengo una gran noticia. Las comisiones máximas que podrá cobrar su intermediario financiero en sus operaciones de cobro será del 0,2% a débito y 0,3% a crédito para todas las tarjetas emitidas en el área SEPA. Y recuerde que a partir de ahora su lector de tarjeta tiene que leer chip y no banda magnética

Recuerde además que ahora podrá abrir una cuenta en cualquier país de la zona SEPA con los mismos derechos, costes y mejores garantías. Ya sabe que en España solo se garantizan los 100.000 primeros euros en cada banco, pero en muchos países de Europa le garantizan el 100%

Recuerde que puede vender ya sus productos en cualquier lugar de Europa sin tener que abrir una cuenta en esos países y sin que ello penalice a sus clientes. Si lo aprovecha es bueno, sino cuidado, ya que hay millones de negocios es Europa que también podrán vender en España facilmente

Son unas sencillas normas que le evitarán molestias. No deje de hacerlas

Si tiene cualquier duda le ruego utilice la zona de comentarios y le responderé encantado.

@MiguelToranPA

#SEPA (3) Adaptación de los particulares a la SEPA

Viene de http://migueltoranpa.blogspot.com.es/2013/12/sepa-otro-gran-paso-hacia-europa-2-que.html

Ya hemos visto que es y por qué se ha creado la SEPA, Ya hemos visto algunas de sus ventajas y obligaciones. ¿Pero sabe realmente que tiene que hacer si usted es un particular?. Veamos un resumen.

En general.

Entre en su banca electrónica y mire cual es su nuevo código de cuenta (IBAN) y su código de banco (BIC). Recuerde que ya puede darlo opcionalmente, pero que el 1 de febrero próximo será obligatorio. Si no tiene banca electrónica o no lo encuentra lo puede calcular con la herramienta de conversión en este enlace: http://www.sepaesp.es/sepa/es/ (a la derecha de la página)

La mayoría de las chequeras ya llevan impreso desde hace tiempo su código IBAN, también puede sacarlo de allí. Atención si tiene un talonario antiguo que sólo incluya CCC. Ya no es válido y debe pedir uno nuevo.

Si tiene contratos de alquiler o de otra clase en vigor que contenga cuenta bancaria, es válido, pero no estaría de más incluir un anexo con los nuevos datos. Si emite facturas donde aparece su cuenta corriente modifiquelas ya con su IBAN y su BIC

Transferencias.

Recuerde que a partir del 1 de febrero de 2014 las cuentas corrientes tienen que estar identificadas por el IBAN y no por el CCC.

Si usted recibe una nómina, comuníquele a su empresa su IBAN y su BIC. Ellos saben como calcularla, pero si lo hacen mal puede encontrarse con retrasos en el cobro de sus haberes.

Si usted recibe dinero por transferencia de alquileres, familiares, o de cualquier particular, faciliteles por correo escrito o electrónico sus nuevos datos. Si ellos se retrasan en el pago a partir de febrero porque no saben calcularlo la responsabilidad será de usted y no de ellos si no lo ha comunicado. No espere a febrero, que empiecen a hacerlas ya porque conviven ambos sistemas y si fallan ahora se puede corregir.

Si usted manda dinero y le interesa que no haya retrasos, pídale al receptor los nuevos datos de la cuenta.

Recibos

Todos los emisores de recibos están migrando sus sistemas para estar preparados para la SEPA, aunque según las estadísticas es el medio de pago menos preparado ya que no llega al 1% los recibos que ya se están mandando según la nueva normativa. Esto puede ser normal porque exige un cambio importante en los formatos de los ficheros que estas empresas hacen llegar a los bancos.

En cualquier caso, mi impresión es que no habrá problemas con los grandes proveedores de telefonía, gas, electricidad, tarjetas... pero me preocupan los colegios, comunidades de vecinos y pequeños negocios. No obstante esté tranquilo, no es su responsabilidad. Si le piden que haga transferencias es su decisión, pero yo esperaría a que puedan generar el recibo correctamente porque es su obligación.

Tarjetas de crédito. 

• Entendemos que su banco ya le ha facilitado nuevas tarjetas de crédito con chip. Si no es así hable con ellos ya que el 1 de febrero de 2014 desaparece la banda magnética y las tarjetas sin chip no se podrán usar. Le recomiendo que evite desde ya los pagos en tarjeta si no lo hacen delante de usted o si lo hacen con lector de banda magnética
• Si usted viaja por Europa, entérese en que cajeros puede sacar dinero sin comisión adicional y en cuales bancos o redes respetaran sus condiciones de España. 

Recuerde además que ahora podrá abrir una cuenta en cualquier país de la zona SEPA con los mismos derechos, costes y mejores garantías. Ya sabe que en España solo se garantizan los 100.000 primeros euros en cada banco, pero en muchos países de Europa le garantizan el 100%

Son unas sencillas normas que le evitarán molestias. No deje de hacerlas

Si tiene cualquier duda le ruego utilice la zona de comentarios y le responderé encantado.

@MiguelToranPA